NATURE FRIENDLY BILLING
Go Paperless
¿Qué es el sello Nature Friendly Billing?
La fabricación de papel, como toda actividad industrial, tiene un impacto sobre el medio ambiente. Una mayor demanda de este producto hace que la industria papelera, como toda actividad industrial, incremente su producción lo que implica necesariamente un mayor consumo de recursos.
El sector turístico es uno de los sectores más transaccionales del planeta. Una pequeña cadena hotelera de tan solo 10 establecimientos, que realice una media de 8 pedidos diarios, genera 2.400 albaranes mensuales y 28.800 al cabo del año.
En línea con las recomendaciones de la Organización Mundial del Turismo sobre la protección del medio ambiente, Voxel Group lanzó el sello Nature Friendly Billing para distinguir a las organizaciones que se han comprometido ante la sociedad a preservar el medio ambiente a través de la progresiva supresión del papel en sus transacciones, integrando electrónicamente todas sus facturas emitidas y recibidas, albaranes, catálogos, tarifas, pedidos y todo tipo de documentación previamente gestionada en papel.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica, también llamada e-factura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y es funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
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¿Por qué cambiar a la factura electrónica?
La recepción en papel de las facturas de los proveedores provoca el lógico retraso en su recepción, desensobrado, clasificación, escaneado y registro. Asimismo, y provocado por la falta de interacción con el proveedor, se generan gran cantidad de incidencias motivadas por errores en los localizadores de las reservas, en el registro o, en un porcentaje significativo, por su propio extravío.
En cuanto a la emisión de facturas, el problema es bastante similar: las facturas deben ser impresas, clasificadas, ensobradas y franqueadas. Las probabilidades de extravío, considerando la diversidad de destinos, hacen que los gastos de gestión se multipliquen de forma notable.
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¿Qué desajustes genera la gestión manual de las facturas?
Entre otros, la gestión de las facturas en papel genera los siguientes desajustes:
- Un dilatado período de tiempo para el correspondiente registro de las facturas, tanto en emisión como en recepción, con el consiguiente coste del personal requerido para realizar dichos procesos.
- El extravío de facturas enviadas y presuntamente recibidas. Estas primeras generan una ampliación del periodo de cobro establecido por la empresa para sus clientes, con el coste financiero que ello representa.
- Un elevado número de incidencias en facturas recibidas por falta de interacción con los proveedores, con el consiguiente coste que ello representa en todo lo relacionado con la inspección, litigio y corrección de errores.
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¿Qué beneficios inmediatos supone la adopción de la factura electrónica?
Son importantes y numerosos, de entre los cuales cabe destacar:
- La reducción del número de incidencias provocadas por errores en el código de proveedor, por localizadores incorrectos y por errores en el registro manual de las facturas.
- La reducción en el período medio de registro de las facturas.
- La eliminación total de la pérdida de facturas.
- La mejora en la interacción cliente/proveedor al facilitar el feedback en aspectos tales como incidencias en las facturas cargadas, estado de las facturas, cartas de pago detalladas, etc.
- Reducción drástica del coste por factura. Teniendo en cuenta exclusivamente los costes directamente imputables a las tareas de emisión, recepción y registro de facturas, el coste por factura se puede reducir hasta en un 93%.
Como una lógica consecuencia de estos beneficios, la empresa puede empezar a focalizar su estructura, costes y esfuerzos en aquellos aspectos que generan valor añadido, mejorando así la calidad de servicio a todos sus colaboradores y clientes.
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¿Qué requisitos legales debe cumplir un proveedor de factura electrónica?
Los proveedores de factura electrónica deben operar en alguno de los tres supuestos contemplados en el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación: Artículos 18.1.a (EDI), 18.1.b (firma digital) y 18.1.c (plataforma propia).
Voxel Group es la única empresa española que puede operar como proveedor de facturación electrónica en los 3 supuestos contemplados por ley: Artículos 18.1.a (EDI), 18.1.b (firma digital) y 18.1.c (plataforma propia).
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¿Qué adaptaciones requiere la implantación de la factura electrónica?
Dependiendo del proveedor, del supuesto legal a través del cual opera, y de la tecnología utilizada, las empresas que adoptan la e-factura deben realizar adaptaciones técnicas y organizativas para poder emitir y recibir facturas electrónicas.
A diferencia del resto de sistemas de facturación electrónica, el Manager de baVel es de muy rápida y fácil implantación, pudiendo la empresa continuar utilizando su actual sistema ERP sin necesidad de adaptaciones técnicas y sin tener que formar a sus empleados.
Además, la práctica totalidad de los fabricantes de soluciones informáticas para el sector de la hostelería y del turismo ya disponen por defecto de conectores con baVel.